Fra oppslagstavle til arbeidsverktøy.
Bagorama har allerede samlet 138 ansatte, 128 kampanjer og alle rutinene på ett sted. Neste steg er å gjøre portalen til stedet der arbeidet faktisk skjer, med intern chat, gruppesamtaler, opplæring og oversikt over hva hver butikk har gjort. Fire til fem uker fra klarsignal til ferdig testet.
Dette fant vi i portalen
Vi har gått gjennom hele løsningen, alle databasene og all brukeraktiviteten. Tallene under er hentet direkte fra Bagorama sin egen portal, ikke fra antakelser.
Morris kjører i dag en tilnærmet identisk portal, bygget på samme mal som bagoramainfo.no. Alt vi finner her gjelder derfor for begge, og det samme vil gjelde for Chillout. Grunnlag: 11 datakolleksjoner på nettstedet, medlemsdata for 138 profiler, 128 kampanjeoppføringer, 9 innsendte skjema siden 2022 og navigasjonen på bagoramainfo.no. Portalen ble publisert i juli 2022 og er sist oppdatert 10. august 2026.
Fem ting som koster tid hver uke
Portalen gjør jobben sin som oppslagstavle. Problemet oppstår i det øyeblikket en butikkmedarbeider skal bruke informasjonen midt i en arbeidsdag på gulvet.
Informasjonen ligger inne i Word filer
Alle 128 kampanjene har et Word dokument som bærer selve innholdet. En ansatt må laste ned filen, åpne den i en egen app og lese den før hun vet hva som gjelder. På mobil på butikkgulvet er det tre steg for mye.
128 av 128 kampanjer har vedleggRutinene bor i Dropbox
Menypunktet Rutiner peker til en side som heter dropbox. Rutiner, HMS og maler ligger dermed utenfor portalen, i et system uten versjonsstyring og uten mulighet til å se hvem som faktisk har lest hva.
6 dokumenter, ingen lesebekreftelseIngen vei tilbake til kjeden
Portalen sender informasjon én vei. Skal en butikksjef spørre om en kampanje, stille et spørsmål til en kollega eller vise fram hvordan hun har montert en vindusdekor, skjer det i private meldinger og på e-post som resten av kjeden aldri ser.
9 skjemainnsendinger på fire årArbeidsdagen er spredt på flere verktøy
Front Systems for varemottak og lagerstatus, Dropbox for rutiner, portalen for kampanjer, e-post og private meldinger for alt annet. Hver ansatt må selv holde oversikt over hvor ting hører hjemme.
Minst fire kanaler i daglig brukKjeden ser ikke hva som er gjennomført
Når en kampanje publiseres finnes det ingen måte å se hvilke butikker som har montert den, hvem som har lest den nye rutinen eller hvor det henger igjen. Oppfølgingen må skje manuelt, butikk for butikk.
Ingen status per butikk i dagKunnskapen om merkene sitter i hodene
Vareplassering, selling points og reklamasjonsregler er ulike for hvert merke, og finnes i dag som spredte dokumenter eller ikke i det hele tatt. Nyansatte lærer det av den som tilfeldigvis er på vakt.
Varebasen har 11 oppføringerEn portal bygget rundt butikkdagen
Vi beholder alt som fungerer, kampanjebasen, rutinene, butikkoversikten og innloggingen, og bygger strukturen på nytt rundt spørsmålet en ansatt faktisk har: hva gjelder for min butikk i dag, og hvem snakker jeg med om det. Sidene foran innlogging bygges samtidig på nytt i Webflow.
Min butikk
Startsiden viser hva som gjelder for akkurat den butikken du jobber i. Aktive kampanjer, nye rutiner, uleste meldinger og oppgaver som skal kvitteres ut.
Kampanjer
Innholdet leses direkte i portalen med bilder, periode og monteringsveiledning. Word filen blir et vedlegg for de som trenger den, ikke inngangen til informasjonen.
Intern chat
Direktemeldinger mellom ansatte i kjeden. Butikksjefen i Bergen kan spørre kollegaen på Storo om en vare uten å gå veien om e-post eller privat telefon.
Gruppesamtaler
Faste kanaler for butikksjefer, for hver enkelt butikk og for regioner. Kjedeledelsen får en kanal for beskjeder som når alle samtidig, med lesestatus.
Kvittering og status
Butikken huker av når kampanjen er montert eller rutinen er lest. Ledelsen ser status per butikk uten å måtte ringe rundt.
Min kalender
Hver ansatt ser sine egne vakter, frister og oppgaver i samme uke. Kampanjer som skal monteres og rutiner som skal leses legger seg inn på riktig dag av seg selv.
Vaktplan per butikk
Butikksjefen legger uken for hele teamet i ett bilde, med ferie og fravær synlig. De ansatte får varsel når planen endres.
Rutiner og opplæring
HMS, maler og produktopplæring flyttes inn i portalen med versjon, dato og oversikt over hvem som har lest dokumentet.
Butikkoversikt
Alle butikkene med adresse, åpningstider, ansatte og direkte kontakt. Klikk på en kollega og start en samtale derfra.
Nettsted i Webflow
Sidene foran innlogging bygges på nytt i Webflow og erstatter dagens Wix side med undersider. Dere redigerer innholdet selv.
Om Bagorama
Historie, kultur og forventninger samlet som en håndbok alle ansatte har tilgang til. Skrives én gang av kjedeledelsen og gjelder alle butikkene.
Opplæring
Kurs per merkevare, reklamasjonshåndtering og vareplassering, med fremdrift per person og oversikt over hvem som mangler hva.
Varer og varegrupper
Varegruppene og merkene med selling points og plasseringsveiledning. Erstatter varebasen som har stått urørt siden 2022.
Skjema og personal
Fravær, ferieønske, avvik, reklamasjon og timeliste fylles ut i portalen og går rett til rett person, med logg for HMS.
Tilgangsstyring
Fem roller styrer hva den enkelte ser: ekstrahjelp, butikkmedarbeider, assisterende butikksjef, butikksjef og kjedeledelse.
Redaktørflate
Kampanjer og rutiner legges ut, planlegges og publiseres på ett sted. Utkast er usynlige for butikkene til dere trykker publiser.
Status og purring
Se hvilke butikker som mangler montering eller lesebekreftelse, og send påminnelse til dem med ett trykk i stedet for en runde med telefoner.
Rapporter
Gjennomføringsgrad per butikk og per måned, bruk av portalen, og eksport til regneark når tallene skal videre.
Slik ser den nye portalen ut
Dette er ikke bilder av en app, det er appen. Bytt mellom de to rollene og klikk rundt. Innholdet er hentet fra Bagorama sin egen kampanjebase og butikkstruktur.
Åpne en kampanje og kvitter ut monteringen, se vareplasseringen for et merke, start et opplæringskurs, fyll ut et skjema, les håndboken, eller send en melding i butikksjefgruppen.
Hvor timene tar veien
Ingen kommer til å jobbe færre timer på grunn av denne portalen. Vaktene er de samme, og lønnen er den samme. Det som endrer seg er hva timene brukes til.
Kampanjer treffer alle butikkene likt
Når monteringen kvitteres ut ser ledelsen med en gang hvilke butikker som mangler. Oppfølgingen går fra runde med telefoner til én skjerm.
Gode grep sprer seg mellom butikkene
Butikksjefen som finner en oppstilling som selger, deler den i gruppen samme dag. I dag stopper den kunnskapen i én butikk.
Nyansatte kommer raskere i gang
Håndbok, kurs per merkevare og reklamasjonsrutiner ligger samlet med fremdrift per person. Butikksjefen tildeler løpet én gang i stedet for å gjenta det for hver ansettelse.
HMS blir etterprøvbart
Lesebekreftelse med dato og versjon gir kjeden dokumentasjon på at rutinen faktisk er formidlet, ikke bare publisert.
Chatten bygges inn
Med 138 brukere er ikke chat et skaleringsproblem. Vi bygger den inn i portalen, i samme database som kampanjer, rutiner og butikker. En melding kan peke på en kampanje, og uleste meldinger ligger side om side med hva butikken har kvittert ut.
Selve meldingene er enkelt. Varsler er ikke. Å få et varsel frem til en telefon som ligger i lomma, med appen lukket, er den delen som avgjør om chatten blir brukt. Vi bygger derfor meldingene selv og bruker en egen varslingstjeneste for push. På dagens Wix løsning er dette ikke mulig, der må chatten kjøpes som ferdig tjeneste fra CometChat eller TalkJS og limes inn i medlemsområdet.
Nytt nettsted i Webflow, og portalen som web applikasjon bak innlogging
Alt som ligger foran innlogging bygges på nytt i Webflow og erstatter dagens Wix side med undersider. Bak innlogging ligger portalen som en web applikasjon, tilpasset mobil og iPad.
- Webflow foran innlogging, med redigerbart innhold dere styrer selv
- Chat og gruppesamtaler bygget inn, koblet til kampanjer og rutiner
- Roller for ekstrahjelp, butikkmedarbeider, assisterende butikksjef, butikksjef og kjedeledelse
- Kvittering på montering og lesebekreftelse, med status per butikk
- Alt innhold og alle 138 brukerne overføres fra dagens løsning
- Fire til fem uker fra klarsignal til ferdig testet
Hente ut alt som er mulig av dagens Wix løsning
Vi rydder opp i det som finnes og gjør oppsettet så godt det kan bli innenfor rammene Wix setter. Når løsningen er optimal, kan strukturen dupliseres for Chillout og Morris.
- Chat kjøpt som tjeneste og lagt inn i medlemsområdet
- Kampanjeinnholdet gjort lesbart i portalen i stedet for kun som Word vedlegg
- Rutinene flyttet inn fra Dropbox
- Opprydding i kampanjebasen, varebasen og demoinnholdet fra 2022
- De 6 profilene som venter håndteres, sovende brukere ryddes
Vær oppmerksom: denne veien er rimeligere, men også mer begrenset. Tidsbruken blir ikke nødvendigvis kortere. Wix bestemmer hvordan ting kan bygges. Roller, kvittering per butikk og status på tvers av kjeden blir vanskeligst å få til godt.
Fire til fem uker, fra start til ferdig testet
Dette er én sammenhengende leveranse. Vi starter i uke 34, portalen er i drift i midten av september, og september brukes til finjustering og testing med butikkene som allerede bruker den.
Struktur, innhold og avklaringer
Vi låser informasjonsstrukturen, henter ut innholdet fra dagens Wix løsning, og avklarer de tre tingene som styrer omfanget: hvilket system vaktplanen ligger i, hvordan rollene skal settes opp, og hvem som skriver håndboken.
Bygging av portalen
Web applikasjonen bak innlogging: kampanjer, chat og gruppesamtaler, kalender, rutiner, skjema, opplæring, varer og redaktørflaten. Design og utvikling går parallelt.
Webflow nettsted foran innlogging
Sidene alle kan se, bygget på nytt i Webflow som erstatning for dagens Wix side med undersider. De 138 brukerne overføres samtidig.
Lansering
Portalen åpnes for alle butikkene, redaktørene får opplæring, og gammelt innhold arkiveres.
Finjustering og testing i drift
Vi retter det som dukker opp når 138 personer faktisk bruker løsningen, justerer etter tilbakemeldinger fra butikkene, og lukker de siste detaljene.
Fremdriften forutsetter at avklaringene i uke 34 kommer på plass, og at innholdet til håndboken skrives av kjedeledelsen underveis. Det er den eneste avhengigheten som kan flytte lanseringsdatoen.
Hva det koster
Faste priser, ingen timeregning. Alle beløp er eks mva, og fordeles 50 prosent ved oppstart, 25 prosent ved lansering og 25 prosent når finjusteringen er ferdig.
Nytt nettsted og portal bygget for Bagorama
Alt beskrevet i dette forslaget, ferdig satt opp, med innhold og brukere overført fra dagens løsning.
- Webflow nettsted som erstatter dagens Wix side med undersider
- Portalen som web applikasjon bak innlogging, tilpasset mobil og iPad
- Chat og gruppesamtaler bygget inn, med varsler på telefon
- Kampanjer med kvittering, rutiner med lesebekreftelse, skjema, opplæring og varer
- Fem roller, redaktørflate og rapporter for kjedeledelsen
- Alt innhold og alle 138 brukerne overført
- Opplæring av redaktørene og finjustering i drift ut september
Sett i sammenheng: tiden som i dag går til leting og oppfølging koster i størrelsesorden 390 000 kr i året. Vi lover ingen innsparing i lønn, men det sier noe om hvilken skala dette handler om.
Hente ut alt som er mulig av dagens Wix løsning
Vi rydder og forbedrer innenfor rammene plattformen setter. Vi lover ikke mer enn det som faktisk lar seg gjøre der.
- Chat og gruppesamtaler kjøpt som tjeneste og lagt inn i medlemsområdet
- Kampanjeinnholdet gjort lesbart i portalen i stedet for kun som Word vedlegg
- Rutinene flyttet inn fra Dropbox
- Opprydding i kampanjebasen, varebasen og demoinnholdet fra 2022
- De 6 profilene som venter håndteres, sovende brukere ryddes
- Strukturen kan gjenbrukes for Chillout og Morris
Dette får dere ikke her: roller per stillingstype, kvittering per butikk og status på tvers av kjeden. Plattformen tillater det ikke på en måte vi vil stå inne for.
Hosting, database, varslingstjeneste og Webflow. Betales direkte av Bagorama, i deres navn.
Valgfritt månedlig. Løpende forbedringer, nye funksjoner og hjelp til redaktørene.
Løsningen finnes allerede, så arbeidet er oppsett, profil, innhold og lansering. Forutsetter samme omfang som hos Bagorama.
Tre kjeder, én løsning
Morris kjører allerede en tilnærmet identisk portal, og Chillout skal ha det samme. Dette er derfor ikke tre prosjekter, men ett som gjenbrukes to ganger. Vi bygger for Bagorama, og kopierer deretter til Chillout og Morris med hver kjede sin profil, sitt innhold og sine brukere.
Full utrulling til alle tre: 295 000 kr for Bagorama, deretter 75 000 kr per kjede. Til sammen 445 000 kr eks mva for tre ferdige portaler, altså 148 000 kr i snitt per kjede. Velger dere Wix veien i stedet, blir det tre separate oppryddinger og tre chatabonnementer som løper hver måned i all fremtid.
Passer ikke tallene inn i budsjettet nå
Begge tallene over kan gjøres mindre. Vi kan bygge en ny portal for under 295 000, og vi kan gjøre et løft på dagens Wix løsning for under 95 000. Da bygger vi kjernen først, kampanjer, chat og rutiner, og lar opplæring, skjema, varer og rapporter komme etterpå.
Vi vil heller levere noe som faktisk blir tatt i bruk, enn å vente på at hele budsjettet er på plass. Si hva rammen er, så sier vi ærlig hva som får plass innenfor den, hva som må vente, og hva vi ikke vil love.
Sier dere ja, begynner vi å bygge.
Det er ingen forprosjekt å bestille først. Vi har kartlagt dagens løsning, strukturen er tegnet, og prototypen over viser hva som skal bygges. Fra klarsignal til portalen er i drift er det fire til fem uker. Passer ikke tallene inn nå, finner vi ut sammen hva som er mulig innenfor rammen dere har.
